چگونه ایمیل تجاری داشته باشیم؟

ایمیل چیزی بیش از یک راه راحت برای برقراری ارتباط است – در حال حاضر محبوب‌ترین راه برای ارتباط نهادهای تجاری با یکدیگر در نظر گرفته می‌شود.  برای هر کسب و کاری، داشتن یک سیستم ایمیل قوی برای عملیات داخلی و خارجی کارآمد ضروری است.  از این گذشته، سیستم ایمیل یک شرکت حاوی اطلاعات محرمانه مشتری و سایر اطلاعات ضروری است.  بدون راه اندازی ایمیل ایمن و قابل اعتماد، این شرکت می تواند قربانی ویروس ها و هکرها شود.

 اولین قدم برای داشتن یک سیستم ایمیل تجاری این است که تصمیم بگیرید از کدام خدمات استفاده کنید.  توصیه می شود از یک ارائه دهنده ایمیل امن استفاده کنید که از رمزگذاری و سایر پروتکل های امنیتی استفاده می کند.  در حالی که سرویس های ایمیل رایگان مانند جیمیل و یاهو برای ایمیل های شخصی محبوب هستند، اما برای ایمیل های تجاری مناسب نیستند.  کسب و کارها باید از سرویس پولی مانند Microsoft Exchange استفاده کنند که ایمن تر و قابل اعتمادتر است.  علاوه بر این، آنها باید برای تحقیق در مورد ارائه دهندگان و ویژگی هایی که ارائه می دهند وقت بگذارند.  همچنین تنظیم پروتکل های امنیتی مناسب و اطمینان از آگاهی همه کاربران از سیاست ها و رویه های شرکت بسیار مهم است.

 قدم بعدی انتخاب نام دامنه مناسب است.  این باید با استفاده از نام شرکت به عنوان پایه، قابل تشخیص و به خاطر سپردن آسان باشد.  برای مثال، شرکتی به نام «Acme» می‌تواند از «Acme.com» یا «acme.co.uk» به عنوان دامنه خود استفاده کند.  همچنین پس از تصمیم گیری باید برای خرید در دسترس باشد.

  پس از ثبت دامنه، یک شرکت می تواند آدرس ها و حساب های ایمیل لازم را تنظیم کند.  ایجاد آدرس های مناسب برای هر فرد در شرکت، مانند [e-mail] یا first [e-mail] مهم است.  برای آدرس‌های عمومی، مانند خدمات مشتری و سوالات عمومی، شرکت ممکن است فرم‌های عمومی مانند [e-mail] را انتخاب کند.  همچنین مهم است که از هرگونه تهدید احتمالی هرزنامه و فیشینگ آگاه باشید تا اطمینان حاصل کنید که ایمیل ها با احراز هویت مناسب ارسال می شوند.

 در نهایت، حفظ امنیت سیستم با نرم افزارهای منظم و به روز رسانی های امنیتی بسیار مهم است.  علاوه بر این، کارکنان باید آموزش دیده و تشویق شوند تا از رمزهای عبور قوی استفاده کنند و هرگز آنها را با کسی به اشتراک نگذارند.  همچنین نظارت بر همه حساب‌ها با استفاده از ابزارها و روش‌های مناسب برای اطمینان از اینکه هیچ فعالیت غیرمجاز انجام نمی‌شود، مهم است.

 در نتیجه، داشتن یک سیستم ایمیل تجاری برای ارتباطات موفق در داخل و خارج از شرکت ضروری است.  برای دستیابی به این هدف، کسب و کارها باید خدمات را بررسی کنند و ارائه دهندگان را انتخاب کنند، نام دامنه مناسب را انتخاب کنند، آدرس های ایمیل لازم را ایجاد کنند، پروتکل های امنیتی لازم را تنظیم کنند، و سیستم را با به روز رسانی منظم حفظ کنند.  با استفاده از این سیستم ایمیل کارآمد و ایمن، هر کسب و کاری می تواند با مشتریان، شرکا و کارمندان خود در تماس باشد.